SPOTMEUP PLATFORM REGULATIONS

DEFINITIONS

DSA – Regulation (EU) 2022/2065 of the European Parliament and of the Council of October 19, 2022, on a single market for digital services and amending Directive 2000/31/EC (Digital Services Act) (OJ EU L 2022, No. 277, p. 1, as amended).

SpotMeUp Platform (Platform) – internet service and mobile applications operating under the name SpotMeUp, provided by the Operator to facilitate contact and the conclusion of agreements between Clients and Partners (service providers) in the field of beauty, wellness, and related services.

Operator (SpotMeUp) – SpotMeUp sp. z o.o. based in Warsaw, ul. Stefana Okrzei 1A lok. X, 03-715 Warsaw, registered in the KRS under number 0001190579, NIP: 1133177347, REGON: 542534058. The Operator provides the service of making the Platform available electronically in accordance with these Terms and Conditions.

Client – a natural person using the Platform to search for services offered by Partners and to make a Reservation. A Client can be a consumer or another person using the services of Partners (in the case of minors – with the consent of a legal guardian).

Partner – an entrepreneur (e.g., beauty salon, hairdresser, cosmetologist, spa, trainer, etc.) using the Platform to present their service offerings and enter into agreements with Clients. A Partner can be a natural person conducting business activities, a legal entity, or another organizational unit providing services in the industries served by the Platform.

Partner Services – beauty, health, wellness services, etc. offered by the Partner and performed for the Client, such as cosmetic treatments, hairdressing, massages, personal training, and other similar services, as appropriately described in the Partner's offer.

Reservation– an agreement for the provision of services between the Client and the Partner, made through the Platform. Making a Reservation means that the Client has booked a time with the selected Partner for a specific Partner Service, in accordance with the terms specified by the Partner (e.g., price, duration, location of service delivery).

Account – a user profile created on the Platform. The Client Account allows, among other things, making Reservations, viewing visit history, and adding reviews. The Partner Account (part of SpotMeUp Biz) allows managing the Partner Profile, visit calendar, staff, and using tools for handling Reservations and payments.

Partner Profile – publicly available business card of the Partner on the Platform, including, among other things, the name and address details of the company, a description of the services offered, pricing, any internal regulations of the Partner, cancellation policy for visits, requirements for deposits/prepayments, photos, and customer reviews.

Online Payment – payment made by the Client for the Partner's Service through the integrated electronic payment system on the Platform. Online Payment is processed by an external payment service provider (e.g., an online payment operator) in collaboration with the Platform.

Gift Card (Card)– an electronic gift card from SpotMeUp (e-card) purchased through the Platform, which has a Card Code and an assigned nominal value (Balance), allowing for payment (in full or in part) for Partner Services and/or products offered by the Partner, provided that the Partner allows the Card to be redeemed on the Platform.

Card Purchaser– the person who buys the Card (transaction payer).

Card Recipient– the person designated by the Purchaser as the recipient of the Card, email address or phone number).

Card Code– a unique code, an identifier that allows the Card to be redeemed on the Platform.

Card Balance– the unused portion of the Card's value.

Card Validity Period– the period during which the Card can be used, generally lasting 1 year from the date of purchase, unless otherwise specified at the time of purchase.

Gift Card Regulations– a part of these Regulations that specifies the detailed rules for purchasing and redeeming Gift Cards.

Regulations– these regulations of the SpotMeUp Platform, defining the rules for providing services electronically by the Operator and the rights and obligations of Users (Clients and Partners). Acceptance of the Regulations occurs during the registration of an Account or when making a Reservation.

Registration- the process that allows the creation of an Account in the System, the mandatory element of which is the acceptance of these Terms and Conditions. Without acceptance of the Terms and Conditions, it is not possible to complete the Registration.

RODO - Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016, on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), as amended.

Salon – a natural person, a legal entity, or an organizational unit without legal personality, which the law grants legal capacity, conducting business activities, having a Salon Account created in the System, based on a separate agreement concluded with the Operator for the provision of services by electronic means.

Service – an online service operated by the Operator at the address: www.spotmeup.com, which allows the Client to select and book Salon Services.

System – including the Service and the dedicated Application for Salons, allowing Salons to manage working hours and Reservations, while Clients can make self-service Reservations.

Agreement for the provision of services via electronic means– An agreement concluded between the Operator and the Client, under the terms provided in the Regulations, the subject of which is the provision of the Operator's Services to Clients.

Agreement with the Salon– a separate agreement entered into between the Client and the Salon as a result of a Reservation made by the Client, the subject of which is the Salon's Services.

Operator Services - services provided by the Operator electronically for the Client, as specified in the Terms and Conditions. 

Salon Services– all services offered by the Salon (including in particular services: hairdressing, cosmetic, aesthetic medicine, health, wellness, spa, etc.).

Referral Program - the function through which Clients can recommend the System and the Operator's services to potential new Partners.

Agreement for Use of the System - an agreement between the Operator and the Client, concluded in the manner described in these Terms and Conditions, the subject of which is the provision of Services by the Operator to the Client.

Partner Service, Partner Services - all services offered through the System by Partners, including but not limited to cosmetics, hairdressing, wellness and SPA, broadly understood health prevention, financial services, telecommunications, insurance, and other unspecified services.

User- Client or Partner.

GENERAL PROVISIONS

1. The Regulations define the terms of use of the SpotMeUp Platform, in particular the rules for making Reservations for services provided by Partners, the roles and responsibilities of the Operator, Partners, and Clients, as well as the rules for payments, appointment cancellations, and complaint procedures.
2. The Operator provides Users with access to the Platform – this is a service provided electronically within the meaning of the law (Act on the provision of services by electronic means). The agreement for the provision of this service is concluded at the moment the User creates an Account (or makes a Reservation without registration, if such an option is available) and is valid for an indefinite period until the Account is deleted or the agreement is terminated in accordance with the Regulations.
3. Using the Platform requires meeting minimum technical requirements: having a device with internet access, an up-to-date web browser, or the installed SpotMeUp mobile application (for Android or iOS), as well as having an active email address. For full functionality, it is also recommended to have an active mobile phone number (e.g., for receiving SMS notifications) and up-to-date device operating system software.
4. The creation of a Client Account and the use of the basic functionalities of the Platform by Clients is free of charge. The Client is responsible for any costs related to internet connection or data transmission according to the rates of their telecommunications operator. Partners can use the basic version of the Platform free of charge or in a subscription model – detailed rules and fees for Partners are specified in the price list or separate terms (e.g., the Terms and Conditions of the SpotMeUp Biz Subscription Package), available to the Partner before entering into the subscription agreement.
5. The Operator reserves the right that some additional services or features of the Platform for Partners (e.g., promotional packages, marketing services, integrations with external reservations such as 'Reserve with Google', etc.) may incur additional charges, according to separate regulations or agreements made with the Partner. All fees will be presented to the Partner in a transparent manner and require acceptance (e.g., selection of a subscription plan, transaction commission, etc.).
6. The Operator may publish or share information about Partners and their services on third-party websites or applications within the Platform, in order to increase the reach of the Partner's offer (e.g., integration with external portals, booking widget on the Partner's website or on social media profiles). By using the Platform, the Partner agrees to the presentation of their offer in related partner channels of SpotMeUp. However, the Operator does not guarantee the placement of the Partner's offer on any external services and may selectively promote chosen offers at its own discretion.
7. All intellectual property rights to the content provided within the Platform (including software, layout and composition of pages, logos, graphic elements, databases) belong to the Operator or have been licensed to it and are protected by law. Users agree to use these resources only within the scope of permitted use for the purpose of utilizing the Platform's services. It is prohibited to copy, modify, distribute, or use these materials in any other way without the prior explicit consent of the Operator.
8. The Operator primarily contacts Users electronically. A Client or Partner, by registering an Account, agrees to receive messages from the Operator related to the provision of the Platform's services (e.g., booking confirmations, notifications about changes in visit status, system messages) at the provided email address, phone number (SMS), or through push notifications in the mobile application. Marketing communication (newsletter, promotional offers) will be sent only to Users who have given separate consent for this – the User has the right to withdraw from receiving marketing materials at any time.

ZAKRES USŁUG PLATFORMY SPOTMEUP

1. Funkcje dla Klientów: Platforma udostępnia Klientom wyszukiwarkę Partnerów i ich usług, umożliwiając przegląd ofert według kategorii (np. fryzjer, kosmetyczka, masaż, trener personalny, itp.) oraz lokalizacji. Klient może za pośrednictwem Platformy zapoznać się z Profilem Partnera (dane o firmie, opis usług, ceny, dostępne terminy, oceny innych Klientów) i dokonać Rezerwacji wybranej usługi na dostępny termin. Ponadto, poprzez Konto Klienta, Użytkownik ma możliwość:

• • managing their Reservations (changing the date, canceling the visit – to the extent permitted by the terms of the Reservation),
  • receiving reminders about upcoming appointments (email, SMS, or push notifications),
  • making online payments for Partner services (if the Partner provides such an option,
  • leaving reviews and ratings for Partners after the appointment.

1. Funkcje dla Partnerów: Platforma (część SpotMeUp) umożliwia Partnerom utworzenie Profilu Partnera i korzystanie z szeregu narzędzi do zarządzania swoją działalnością. W ramach Konta Partnera dostępne są m.in.:

• • appointment booking calendar (allowing management of service schedules, dates, bookings, as well as handling the client list),
  • options for sending and receiving appointment notifications (SMS, email) to Clients.
  • integration with a booking widget that the Partner can place on their website or Facebook profile, allowing Clients to book appointments directly from those locations,
  • access to a system for publishing and managing reviews (the Partner can respond to Client reviews but cannot delete or censor them – see the Client Reviews section),
  • the ability to activate Online Payments (accepting card payments through the app – details in the Payments section) and potentially collecting deposits/reservation fees from Clients,
  • promotional and marketing tools (e.g., managing discounts, loyalty programs, promoting offers within additional SpotMeUp packages, if available).

1. Rola Operatora – pośrednika: Platforma SpotMeUp stanowi jedynie narzędzie pośredniczące, które umożliwia kontakt oraz zawieranie umów między Klientami a Partnerami. Operator nie jest dostawcą usług kosmetycznych, fryzjerskich, zdrowotnych ani żadnych innych oferowanych przez Partnerów i nie uczestniczy bezpośrednio w realizacji umów o świadczenie tych usług. SpotMeUp nie jest stroną umowy pomiędzy Klientem a Partnerem dotyczącej wykonania Usługi Partnera. Platforma umożliwia jedynie zawarcie takiej umowy na odległość i ewentualnie ułatwia dokonanie płatności, ale wszelka odpowiedzialność za wykonanie lub niewykonanie Usługi Partnera spoczywa po stronie Partnera (oraz Klienta w zakresie jego zobowiązań jako usługobiorcy).
2. Brak odpowiedzialności za usługi Partnerów: Operator dokłada starań, by weryfikować podstawowe informacje o Partnerach (np. czy prowadzą działalność gospodarczą, dane rejestrowe) i zapewnić funkcjonowanie Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem. Operator nie gwarantuje jednak jakości, bezpieczeństwa, legalności ani rezultatów usług świadczonych przez Partnerów. Odpowiedzialność za należyte wykonanie usługi wobec Klienta ponosi wyłącznie Partner. W szczególności Operator nie odpowiada za: przebieg wizyty, ewentualne szkody na zdrowiu lub mieniu powstałe w trakcie lub w wyniku korzystania z usług Partnera, niezgodność wykonanej usługi z opisem lub oczekiwaniami Klienta, odwołanie wizyty przez Partnera lub Klienta, spóźnienie się Klienta lub Partnera na wizytę, ani inne kwestie wynikające z relacji pomiędzy Partnerem a Klientem.
3. Usługa elektroniczna Platformy: Zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną przez Operatora następuje z momentem rejestracji Konta (lub dokonania pierwszej Rezerwacji, która wymaga akceptacji Regulaminu). Klient akceptując Regulamin zawiera z Operatorem umowę o korzystanie z funkcjonalności Platformy (konta, rezerwacji online itp.) na czas nieoznaczony. Klient ma prawo w terminie 14 dni od zawarcia takiej umowy odstąpić od niej bez podania przyczyny, jednakże traci prawo odstąpienia, jeżeli Operator wykonał usługę w pełni za wyraźną zgodą Klienta przed upływem terminu na odstąpienie (np. jeśli Klient dokona Rezerwacji na najbliższy termin – sama realizacja procesu rezerwacji stanowi wówczas w pełni wykonaną usługę elektroniczną). Operator informuje Klienta o utracie prawa odstąpienia w takiej sytuacji w procesie dokonywania Rezerwacji, a Klient potwierdza tę informację poprzez złożenie Rezerwacji. Odstąpienie od umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (korzystania z Platformy) przez Klienta jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy z Operatorem i usunięciem Konta, co skutkuje anulowaniem ewentualnych aktywnych Rezerwacji.
4. Zawarcie umowy z Partnerem: Platforma umożliwia Klientowi i Partnerowi zawarcie umowy o wykonanie Usługi Partnera na odległość (poprzez Rezerwację terminu). Szczegółowy moment i warunki zawarcia tej umowy mogą zależeć od ustawień dokonanych przez Partnera:

• • In the standard case, the agreement between the Client and the Partner is concluded upon the Client receiving confirmation of the Reservation (which usually occurs automatically after making a Reservation in the system). The Reservation confirmation is sent to the Client by the Platform (e.g., via email or in the app) after the system registers the request for the reservation date and – unless the Partner rejects the Reservation – the appointment is recorded in the Partner's calendar.
  • The Partner may specify in their Profile that the Reservation requires additional confirmation by the Partner. In this model, the Client's submission of the Reservation is an offer to enter into a contract, and the contract is concluded at the moment the system sends the Client information about the acceptance (confirmation) of the Reservation by the Partner. If the Partner does not confirm the Reservation within a specified time, it may be automatically canceled – in such a case, the contract is not concluded, and any prepayment will be refunded to the Client.
  • The Partner may specify additional conditions for the Reservation, such as the requirement for a deposit, making a prepayment (reservation fee), or securing the reservation with a payment card. These conditions will be communicated to the Client each time during the Reservation process (e.g., information about the amount of the deposit to be paid online or about the automatic charge of the card in case of not canceling the visit). The Client's fulfillment of these conditions (e.g., paying the deposit) may be a prerequisite for the effective conclusion of the contract with the Partner. Failure to take the required action by the Client (e.g., not making the prepayment within the specified time) may result in the Reservation not being confirmed or being canceled.
  • The Client and the Partner, when entering into a contract through the Platform, are obliged to respect the applicable consumer regulations regarding distance contracts. In particular, if the contract concerns the provision of services on a specified date, and the Client is a consumer, the regulations regarding the possibility of withdrawing from the contract within 14 days may apply, unless the Client has chosen a date for the service that falls before the expiration of this period and has been informed that after the service is performed, they will lose the right to withdraw.lIn practice, most services reserved for a specific day and time are not subject to the right of withdrawal (according to Article 38 point 12 of the Consumer Rights Act, the right of withdrawal does not apply, among others, to services related to recreation or entertainment events, if the contract specifies the day or period of service provision – which is also interpreted in the context of services with a specific execution date). Nevertheless, in the event of a valid withdrawal by the Client from the distance contract with the Partner, the Partner is responsible to the Client for the refund of payments received for this service. The Operator is not responsible for the enforcement of the Client's consumer rights against the Partner, but only provides the technical means for communication in this regard (e.g., enabling the Client to contact the Partner, submitting a withdrawal statement, etc.).

Warunki korzystania z Platformy – rejestracja i wymagania

1. Rejestracja Konta Klienta: Aby w pełni korzystać z możliwości Platformy (np. przeglądać historię rezerwacji, dodawać opinie, otrzymywać spersonalizowane powiadomienia), Klient powinien założyć bezpłatne Konto. Rejestracja następuje poprzez poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego (dostępnego na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej) i podanie wymaganych danych, m.in.: imienia i nazwiska (lub pseudonimu), aktywnego adresu e-mail, numeru telefonu kontaktowego oraz ustanowienie hasła do Konta. Alternatywnie, Platforma może umożliwiać rejestrację poprzez konto zewnętrznego dostawcy (np. logowanie przez Google, Facebook lub Apple); w takim przypadku podstawowe dane profilowe zostaną zaimportowane za zgodą Użytkownika.
2. Wymogi wobec Klienta: Z Platformy może korzystać osoba, która ukończyła 18 lat. Osoby niepełnoletnie (powyżej 16 roku życia) mogą korzystać z usług jako Klienci wyłącznie za wiedzą i zgodą opiekuna prawnego – np. rodzic może założyć konto dla dziecka lub wyrazić zgodę na konkretną wizytę. Operator nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z Platformy przez osoby niepełnoletnie bez zgody opiekunów. Klient rejestrując się oświadcza, że podane dane są prawdziwe i że zapoznał się z Regulaminem. Klient zobowiązuje się do bieżącej aktualizacji swoich danych kontaktowych na Koncie oraz do zachowania poufności danych logowania (loginu i hasła). Przekazanie dostępu do Konta osobom trzecim odbywa się na ryzyko Klienta – Operator zaleca, by nie udostępniać hasła nikomu oraz stosować unikalne, silne hasło.
3. Rejestracja Konta Partnera: Z usług dla Partnerów mogą korzystać podmioty prowadzące działalność gospodarczą lub zawodową w branżach objętych Platformą. Rejestracja Partnera odbywa się poprzez dedykowany formularz (np. opcja „Dodaj swój biznes” na stronie) lub kontakt z Operatorem. Partner obowiązany jest podać prawdziwe dane firmy, w tym: nazwę firmy/imię i nazwisko, adres prowadzenia działalności, NIP (jeśli posiada), dane kontaktowe oraz branżę/rodzaj usług. Operator może wymagać weryfikacji podanych informacji, np. przez przesłanie kopii dokumentów rejestrowych lub potwierdzenia prawa do prowadzenia danego rodzaju działalności (np. dyplomów, uprawnień – w przypadku usług wymagających kwalifikacji).
4. Wymogi wobec Partnera: Zakładając Konto Partnera, Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do reprezentowania danej firmy lub prowadzenia działalności gospodarczej pod wskazanymi danymi. Partner zobowiązuje się do wprowadzania w Profilu wyłącznie prawdziwych, rzetelnych i aktualnych informacji na temat swojej oferty, kwalifikacji personelu, cen i warunków świadczenia usług. Partner ponosi odpowiedzialność za wszelkie treści zamieszczone w swoim Profilu oraz za przestrzeganie obowiązujących przepisów w związku z prowadzeniem działalności (np. posiadanie wymaganych uprawnień lub zezwoleń, spełnienie norm sanitarnych, posiadanie ubezpieczenia OC, jeśli jest wymagane dla danej branży itp.). Operator zastrzega sobie prawo do weryfikacji, edycji lub usunięcia treści w Profilu Partnera, jeśli naruszają one prawo, Regulamin lub godzą w dobre obyczaje (np. treści wulgarne, o charakterze dyskryminującym, naruszające prawa autorskie osób trzecich).
5. Bezpieczeństwo Konta Partnera: Partner powinien szczególnie chronić dostęp do swojego Konta SpotMeUp Biz, zwłaszcza jeśli udostępnia je pracownikom. Zaleca się, aby każdy pracownik miał przydzielone osobne uprawnienia dostępu (subkonto) z odpowiednimi rolami, zamiast współdzielenia jednego loginu. Udostępnienie loginu i hasła nieuprawnionej osobie może skutkować np. nieautoryzowanymi zmianami w Profilu (jak zmiana cen, opisów, anulowanie wizyt). Operator nie odpowiada za szkody spowodowane przez osoby, które uzyskały dostęp do Konta Partnera na skutek zaniedbania bezpieczeństwa po stronie Partnera. W przypadku podejrzenia, że osoba nieuprawniona poznała hasło, Partner powinien niezwłocznie je zmienić i poinformować Operatora o incydencie.
6. Zablokowanie lub usunięcie Konta przez Operatora: Operator ma prawo zawiesić dostęp do Konta lub wypowiedzieć umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną (czyli usunąć Konto) w przypadku, gdy:

• • The User grossly or persistently violates these Regulations (e.g., posts prohibited content, spams other Users, abuses the booking system, fails to fulfill obligations to the other party of the contract, acts to the detriment of the Operator or other Users);
  • The User takes actions aimed at circumventing or thwarting the Platform's security, interferes with the code or technical infrastructure of the service, or takes actions that can be considered an attempt at unauthorized access to the system;
  • In relation to the Partner – when there are justified circumstances indicating the Partner's insolvency, repeated serious complaints from Clients, provision of services not in accordance with the description or the law, or when the Partner is in arrears with payments due to the Operator (e.g., not paying the subscription or commission despite reminders).
    The Operator will inform the User in advance via email about the planned blocking or removal of the Account for the reasons mentioned above, indicating the reason and providing a deadline for responding or rectifying the violations. In situations of serious threat to the security of the system or other Users, or illegal actions, the Operator may suspend the Account with immediate effect. The Partner whose Account has been suspended or removed has the right to an appeal procedure – they may submit written explanations or file a complaint within 14 days of receiving the decision (see Complaints). The Operator's decision after considering the appeal is final.

1. Usunięcie Konta przez Użytkownika: Klient ma prawo w każdej chwili zrezygnować z korzystania z Platformy i usunąć swoje Konto. Może to zrobić poprzez funkcjonalność w ustawieniach konta (opcje usunięcia/dezaktywacji) lub poprzez przesłanie żądania na adres e-mail Operatora. Operator usuwa Konto (lub anonimizuje dane osobowe) niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania żądania. Uwaga: usunięcie Konta Klienta przed zrealizowaniem zaplanowanych Rezerwacji może skutkować ich automatycznym anulowaniem – zaleca się wcześniej odwołać umówione wizyty, aby uniknąć ewentualnych opłat za niepojawienie się. Partner może wypowiedzieć umowę o korzystanie z Platformy (zamknąć Konto) z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, chyba że odrębna umowa z Operatorem stanowi inaczej. Wypowiedzenie powinno nastąpić w formie pisemnej lub mailowej. Operator może zwolnić Partnera z okresu wypowiedzenia i usunąć jego Konto wcześniej, o ile Partner uregulował wszelkie należności i zakończył obsługę umówionych wizyt.

REZERWACJE WIZYT I ZASADY REALIZACJI USŁUG

1. Składanie Rezerwacji przez Klienta: Klient, chcąc dokonać Rezerwacji, wybiera na Profilu Partnera konkretną usługę, pracownika (jeśli dotyczy) oraz preferowany termin spośród dostępnych. Po wybraniu terminu, Klient potwierdza wolę rezerwacji, klikając odpowiedni przycisk (np. „Rezerwuj” lub „Potwierdź wizytę”). W zależności od ustawień Partnera, Klient może zostać poproszony o dodatkowe czynności:

• • Identity/phone number verification: The Platform may require verification of the Client's phone number through a one-time SMS code before finalizing the first reservation. This is to avoid fake reservations and increase trust in the system.
  • Reservation payment (deposit/prepayment): If the Partner has established a requirement for a deposit or full prepayment for the service, the Client will be redirected to online payment. Making the payment (or its authorization) is a condition for confirming the Reservation. If payment is not made within the specified time, the Reservation may be automatically canceled.
  • Reservation details: The Client may be asked to provide additional information needed by the Partner to fulfill the service (e.g., a brief description of the health issue, preferences regarding the service) – this information will be sent to the Partner as part of the Reservation.

1. Potwierdzenie i status Rezerwacji: Po złożeniu Rezerwacji Klient otrzymuje komunikat (na stronie/aplikacji oraz e-mailem) potwierdzający wpłynięcie Rezerwacji do systemu. Jeśli Partner nie wymaga dodatkowej akceptacji, Rezerwacja jest automatycznie potwierdzona – Klient otrzyma wiadomość z potwierdzeniem terminu. Jeżeli Partner zastrzegł ręczne potwierdzanie, Rezerwacja będzie miała status „oczekująca na potwierdzenie”. Partner powinien potwierdzić lub odrzucić takie zgłoszenie w możliwie najkrótszym czasie (najczęściej do 24 godzin). Gdy Partner potwierdzi – Klient dostaje powiadomienie o potwierdzeniu. W razie odrzucenia – Klient otrzyma informację o braku dostępności terminu, a jeśli dokonano płatności, nastąpi zwrot środków (patrz Płatności i zwroty).
2. Zmiana terminu przez Klienta: Klient ma możliwość zmiany zarezerwowanego terminu, o ile warunki danej Rezerwacji na to pozwalają. Standardowo, zmiana terminu jest możliwa do czasu upływu terminu granicznego na odwołanie (jeśli Partner ustalił np. że odwołanie wizyty jest możliwe najpóźniej na 24 godziny przed umówionym czasem, to zmiana terminu również powinna nastąpić przed tym momentem). Zmiana dokonywana jest poprzez funkcję „Przełóż wizytę” dostępną w szczegółach Rezerwacji na Koncie Klienta. Klient wybiera nowy spośród wolnych terminów zaoferowanych przez system (mogą one być ograniczone kalendarzem Partnera). Zmiana jest skuteczna po potwierdzeniu przez system lub Partnera (w zależności od trybu rezerwacji). Zmiana terminu po upływie dozwolonego okresu może być zablokowana systemowo – wówczas Klient powinien skontaktować się bezpośrednio z Partnerem telefonicznie. Partner może, wedle uznania, wyrazić zgodę na zmianę terminu po terminie granicznym, jednak nie ma takiego obowiązku.
3. Odwołanie (anulowanie) wizyty przez Klienta: Klient ma prawo odwołać zarezerwowaną wizytę. Procedura i ewentualne konsekwencje odwołania zależą od chwili, w której rezygnuje:

• • Cancellation within the allowed timeframe (according to the Partner's policy): If the Client cancels the appointment before the deadline (e.g., more than 24 hours before the scheduled time, if such a policy has been established by the Partner), the Reservation is canceled at no cost. The Client and the Partner have no claims against each other – any deposit/prepayment should be refunded to the Client in full. The refund is processed by the Partner or the Operator through the payment system (within 14 days, but usually faster).
  • Cancellation after the deadline (so-called late cancellation): If the Client cancels the appointment in violation of the established deadline (e.g., less than 24 hours before the appointment), the Partner has the right to demand a cancellation fee (so-called late cancellation fee) – provided that such a fee was clearly stipulated in the Partner's policy at the time of making the Reservation. If the Client agreed to the terms (e.g., forfeiting the deposit or charging the card a specified amount in case of late cancellation), then:
  • if a deposit was taken earlier – the Partner has the right to retain the amount of the deposit (up to the price of the service or another agreed value) as compensation for blocking the appointment; the remainder of any amount paid above the established fee should be refunded to the Client.
  • in the case of a reservation without prepayment, but with a card guarantee – the Partner may charge the Client's card a late cancellation fee as specified in the terms of the Reservation (SpotMeUp, through the payment provider, will carry out such a transaction on behalf of the Partner, provided that the Client agreed to such a charge at the time of booking).
  • if the cancellation fee was not provided for or the Client canceled for a justified reason (e.g., sudden hospitalization) – the Partner has no right to withhold payment or demand penalties, except for deducting any actual costs incurred in preparing for the service, if regulations allow it. In practice, however, in the marketplace model, if no fee for late cancellation was agreed upon, the Client does not incur any costs.
  • Cancellation at the initiative of the Partner: If the Partner cancels a confirmed appointment (regardless of the date), the Client should receive a full refund of the payments made (deposit/prepayment) and has the right to expect a proposal for a new date. The Partner cannot charge the Client any costs – on the contrary, the Partner may face consequences (e.g., lower rating, loss of trust). The Operator recommends that Partners cancel appointments only in exceptional situations. In the event of a cancellation by the Partner through the system, the agreement between the Client and the Partner is terminated with immediate effect, and the Platform records such a situation. If the cancellation occurred due to unforeseen circumstances, the Partner may contact the Client to explain and possibly arrange a new date outside the system (but it is recommended to make a new reservation through the Platform).
  • No-show by the Client: If the Client does not appear for the scheduled appointment and does not cancel it in advance, the Partner has the right to mark the Reservation as "not attended due to the Client's fault" (no-show status). In such a case, if there was a prepayment or card guarantee, the Partner has the right to retain the amount paid (up to the full price of the service) or charge the Client's card a no-show fee—provided that the Client was informed of this policy at the time of booking. The collection of the no-show fee is carried out similarly to that of a late cancellation (the Platform facilitates the transaction on behalf of the Partner). Additionally, the Client loses any promotional benefits associated with the reservation (e.g., the use of a discount code is considered redeemed). However, the Partner cannot demand additional payment from the Client exceeding the established price of the service—the no-show fee may be a maximum of 100% of the value of the ordered service (if such an amount is specified in the terms).
  • The Operator reserves the right that in the case of habitual no-shows by the Client for appointments (e.g., 2–3 consecutive un-canceled reservations), the Client's Account may be verified or suspended to prevent abuse. Before suspension, the Operator will contact the Client to clarify the situation.

1. Obowiązki Partnera przy Rezerwacjach: Partner zobowiązuje się do świadczenia usług zgodnie z opisem i w terminach zarezerwowanych przez Klientów. Potwierdzając (lub nie odwołując) Rezerwację, Partner przyjmuje na siebie zobowiązanie wykonania danej usługi dla Klienta za uzgodnioną cenę. Partner może odmówić realizacji usługi tylko w wyjątkowych okolicznościach, takich jak siła wyższa, nagła niedostępność personelu z powodów losowych lub gdy Klient stawił się na wizytę w stanie uniemożliwiającym wykonanie usługi (np. nietrzeźwość, agresywne zachowanie) albo naruszając zasady sanitarne/bezpieczeństwa. W razie takiej odmowy Partner powinien niezwłocznie poinformować Klienta i Operatora, oraz zwrócić Klientowi wpłacone środki, jeśli pobrano przedpłatę. Partner nie może pobierać od Klienta żadnej zapłaty, jeśli usługa nie została wykonana z przyczyn leżących po stronie Partnera.
2. Relacja umowna Klient-Partner: Wszelkie roszczenia, reklamacje i kwestie sporne dotyczące wykonania usługi (np. jakości zabiegu, efektów, ewentualnych uszkodzeń, zdrowia itp.) stanowią stosunek między Klientem a Partnerem. Platforma może ułatwiać komunikację w tym zakresie, ale nie ponosi odpowiedzialności za spory powstałe na tle realizacji usługi. Klient powinien kierować ewentualne reklamacje usługi bezpośrednio do Partnera, który jest zobowiązany rozpatrzyć je zgodnie z obowiązującym prawem (więcej w sekcji Reklamacje usług Partnerów).
3. Regulaminy wewnętrzne Partnerów: Partner ma prawo ustalić własny regulamin świadczenia usług w swoim salonie (np. zasady zachowania w salonie, wymogi sanitarne, politykę spóźnień Klientów, itp.), a także cennik oraz warunki promocji, byleby nie były one sprzeczne z niniejszym Regulaminem i prawem konsumenckim. Zaleca się, by wszelkie istotne postanowienia własne Partnera były zamieszczone w jego Profilu lub przynajmniej zakomunikowane Klientowi przed dokonaniem Rezerwacji (np. „Regulamin salonu” do wglądu). W przypadku sprzeczności między postanowieniami regulaminu Partnera a niniejszym Regulaminem, w relacji Klient-Partner pierwszeństwo mają korzystniejsze dla Klienta postanowienia (nie można ograniczać praw konsumenta).

PŁATNOŚCI

1. Rozliczenia między Klientem a Partnerem: Domyślnie zapłata za usługi odbywa się bezpośrednio między Klientem a Partnerem, po wykonaniu usługi – np. Klient płaci w salonie gotówką, kartą lub inną metodą akceptowaną przez Partnera. Partner odpowiada za wskazanie na Profilu, jakie formy płatności na miejscu są dostępne (gotówka, karty, BLIK itd.).
2. Płatności Online przez Platformę: SpotMeUp udostępnia opcjonalnie możliwość dokonania płatności za usługę z góry, w momencie Rezerwacji lub przed wizytą, za pomocą zintegrowanego systemu płatności elektronicznych. Jeżeli Partner aktywował tę funkcję, Klient może (lub w określonych przypadkach musi – np. rezerwacje z przedpłatą) skorzystać z płatności online w następujący sposób:

• • After making a Reservation, the Client is redirected to a secure payment page operated by an external payment service provider (e.g., PayU, Przelewy24, Stripe—information about the current operator is provided at the time of payment). The Client selects their preferred method (e.g., Visa/Mastercard debit card, instant transfer, BLIK, electronic wallet) and authorizes the transaction.
  • The payment provider, acting on behalf of the Client, charges the Client's account and transfers the funds to the Partner's settlement account (or an intermediary technical account from which the Partner is subsequently paid). The Operator (SpotMeUp) is not a party to the payment transaction, but merely integrates an external service into the Platform – it is also not a payment institution as defined by the Payment Services Act. The Operator does not store full payment card data of Clients nor does it directly facilitate the flow of funds – these activities are carried out by a licensed payment provider.
  • Transaction security: The online payment process is encrypted and secured according to the provider's standards (e.g., 3D-Secure protocol for cards). The Client is obliged to protect their card data and not to share it with third parties. In case of authorization issues (e.g., card rejection, insufficient funds), the Reservation may be suspended or canceled, and the Client will be informed.

1. Przekazanie środków Partnerowi: W przypadku płatności Online, Klient faktycznie dokonuje płatności na rzecz Partnera za pośrednictwem systemu SpotMeUp. Oznacza to, że Operator lub podmiot przez niego upoważniony (dostawca płatności) przyjmuje tę płatność jako agent działający w imieniu Partnera. Zapłata dokonana przez Klienta w ten sposób uważana jest za spełnienie świadczenia pieniężnego wobec Partnera – Klient nie musi już płacić Partnerowi bezpośrednio na miejscu. Partner nie może żądać od Klienta ponownej zapłaty za usługę, jeśli otrzymał (bądź ma zagwarantowaną) płatność poprzez Platformę.

• • The Operator ensures the transfer of funds to the Partner as soon as possible after the service is performed (by default after confirming the visit). The standard settlement period is up to 7 business days from the date of the visit (or from the payment date if later), provided that the payment transaction has been successfully completed and not reversed.
  • The amount transferred to the Partner is reduced by applicable fees: in particular, the service fee of the payment provider (the payment operator's commission) and any potential commission from the Operator, if applicable. The amount of the SpotMeUp commission for payment processing or the commission from bookings (if applicable) is specified in the price list or a separate agreement with the Partner. For example, it may be a specified percentage of the transaction value and a fixed fee, unless otherwise agreed. The Operator informs the Partner of all commissions before activating the online payment service.
  • The Partner must have an active bank account to which funds will be disbursed. As part of the online payment activation, the Partner provides the required financial information and undergoes the verification process required by the payment provider (in accordance with anti-money laundering regulations, known as the KYC – Know Your Customer procedure). A lack of positive verification may prevent the use of online payments.

1. Koszty transakcyjne: Opłaty operatorów płatniczych za skorzystanie z płatności online nie obciążają bezpośrednio Klienta – Klient płaci kwotę ceny usługi, a prowizje pokrywa Partner lub są one potrącane z przekazywanej Partnerowi kwoty (zgodnie z powyższym). Wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy Klient dokonuje płatności w innej walucie i ponosi koszty przewalutowania według warunków banku/karty – Platforma obsługuje płatności w PLN.
2. Zwroty płatności: W przypadku gdy Klient nabył prawo do zwrotu środków (np. odwołana wizyta z przedpłatą, odstąpienie od umowy, reklamacja uznana przez Partnera), zwrot realizowany jest, o ile to możliwe, tą samą drogą, którą dokonano płatności. Operator (za pośrednictwem dostawcy płatności) dokonuje zwrotu na zlecenie Partnera lub zgodnie z ustaleniami reklamacyjnymi. Czas księgowania zwrotu zależy od procedur bankowych (zwykle 2-5 dni roboczych, maksymalnie 14 dni). Klient otrzyma powiadomienie e-mail o dokonanym zwrocie.

• • If the refund concerns a part of the amount (e.g., retention of the no-show fee, refund of only 50% of the paid deposit according to the terms), the Partner informs the Operator of the amount to be refunded to the Client.
  • In the event of a dispute regarding the legitimacy of the refund (e.g., the Client requests a refund, and the Partner claims it is not due), the Operator may withhold the refund until the matter is clarified through the complaint procedure.

1. Chargebacki i obciążenia zwrotne: Jeśli Klient skorzysta z procedury chargeback (np. zgłosi w banku reklamację transakcji kartowej) i w wyniku tego dostawca płatności obciąży Operatora kwotą zwrotu na rzecz Klienta – Operator poinformuje o tym Partnera. Partner zobowiązuje się pokryć wszelkie kwoty zwrócone Klientowi w ramach chargeback, o ile dotyczyły one usług świadczonych przez Partnera, a także pokryć związane z tym opłaty bankowe lub prowizje nałożone na Operatora. W praktyce oznacza to, że Operator może potrącić równowartość obciążenia zwrotnego z kolejnych wypłat należnych Partnerowi albo wystawić Partnerowi fakturę/nota obciążeniową z terminem płatności 7 dni. Partner ma prawo przedstawić wyjaśnienia lub dowody (np. podpisany rachunek przez Klienta) w celu zakwestionowania bezzasadnego chargebacku – Operator przekaże je do dostawcy płatności, jednak ostateczna decyzja w sprawie uznania/utrzymania chargebacku leży po stronie wydawcy karty.
2. Reklamacje dotyczące płatności: Wszelkie problemy techniczne lub reklamacje związane z samym procesem płatności (np. podwójne obciążenie karty, brak przekierowania po zapłacie, itp.) Klient lub Partner może zgłaszać do Operatora, który przekaże je do właściwego dostawcy płatności. Jako że Operator nie jest dostawcą usługi płatniczej, reklamacje dotyczące płatności kartą powinny być docelowo skierowane do operatora płatności lub banku. Operator dołoży starań, by pomóc w wyjaśnieniu problemu, ale nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy leżące po stronie niezależnego operatora płatności (np. awarie systemu bankowego).
3. Dowody sprzedaży i faktury: Partner jest zobowiązany do wydania Klientowi odpowiedniego dowodu sprzedaży za wykonaną usługę – paragonu fiskalnego albo faktury VAT (jeśli Klient jej zażąda i poda dane). Platforma może ułatwiać wystawianie paragonów/faktur poprzez integracje, ale to Partner odpowiada za zgodność z przepisami skarbowymi. W przypadku płatności online Partner otrzymuje od Operatora raporty transakcji, które stanowią podstawę do zaewidencjonowania sprzedaży (Partner powinien ująć sprzedaż zgodnie z datą wykonania usługi lub otrzymania zaliczki, wedle właściwych przepisów podatkowych). Operator może pełnić rolę tzw. agenta rozliczeniowego, jednak to Partner jest ostatecznie stroną transakcji sprzedaży usługi i odpowiada za odprowadzenie należnych podatków od swojego przychodu. Operator, jeśli wymagają tego przepisy (np. DAC7 – dyrektywa o współpracy administracyjnej w zakresie opodatkowania), może raportować organom skarbowym łączną wartość transakcji dokonywanych przez Partnera za pośrednictwem Platformy. Partner, akceptując Regulamin, wyraża zgodę na przekazywanie właściwym organom informacji o swoich dochodach z Platformy, jeśli taki obowiązek prawny będzie ciążył na Operatorze.
4. Promocje i kody rabatowe: Platforma może oferować Klientom kody promocyjne, zniżki lub inne oferty specjalne na usługi Partnerów. O ile nie określono inaczej, takie promocje są finansowane przez Operatora lub w uzgodnieniu z Partnerami. W przypadku, gdy zniżka jest pokrywana przez Operatora (np. kod rabatowy -20 zł dla nowych użytkowników), Partner otrzymuje pełną kwotę za usługę tak, jakby zniżki nie było (Operator dopłaca różnicę). Jeśli promocja jest współfinansowana lub inicjowana przez Partnera (np. Partner tworzy w systemie własną zniżkę lojalnościową), rozliczenie następuje zgodnie z warunkami tej promocji (Partner świadomie obniża swoją należność). Szczegółowe regulaminy promocji będą udostępniane przy każdej takiej akcji.

KART PODARUNKOWE (E-KARTY)

ZASADY DLA KLIENTÓW (PRAWA I OBOWIĄZKI KLIENTA)

1. Dane i uczciwość informacji: Klient korzystający z Platformy zobowiązany jest podawać dane zgodne z prawdą – dotyczy to zarówno danych rejestracyjnych, jak i informacji udzielanych podczas dokonywania Rezerwacji (np. specjalne uwagi dla Partnera, przeciwwskazania zdrowotne, jeśli o nie pytano). Podszywanie się pod inną osobę lub celowe wprowadzanie Partnera w błąd (np. rezerwowanie usług na fałszywe dane, by zaszkodzić konkurencyjnemu klientowi) stanowi naruszenie Regulaminu.
2. Przebieg wizyty: Klient powinien stawić się na wizytę punktualnie (zaleca się kilka minut wcześniej). W razie przewidywanego spóźnienia Klient powinien, o ile to możliwe, powiadomić Partnera (poprzez funkcję w aplikacji – jeśli dostępna, lub telefonicznie). Partnerzy mogą mieć własną politykę spóźnień (np. „spóźnienie powyżej 15 minut może skutkować odwołaniem wizyty jako no-show”) – informacje takie powinny być zawarte w Profilu Partnera. Klient jest zobowiązany respektować zasady panujące u Partnera (np. wymogi sanitarne – założenie maseczki, dezynfekcja rąk; zasady kulturalnego zachowania itp.).
3. Przeciwwskazania i stan zdrowia: W interesie Klienta leży poinformowanie Partnera o ewentualnych przeciwwskazaniach czy szczególnych okolicznościach mogących wpływać na wykonanie usługi (np. choroby skóry przed zabiegiem kosmetycznym, alergie na kosmetyki, ciąża – w przypadku zabiegów, gdzie ma to znaczenie, kontuzje – przed masażem czy treningiem). Partnerzy ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków usług, niemniej brak informacji od Klienta o istotnym stanie mogącym wpływać na usługę może ograniczyć możliwości reklamacji czy roszczeń Klienta, jeśli dojdzie do niepożądanego efektu.
4. Płatności i napiwki: Po wykonaniu usługi Klient zobowiązany jest uiścić ustaloną cenę (o ile nie zapłacił z góry online). Ceny podane w Profilu Partnera są cenami brutto (zawierają podatek VAT, jeśli ma zastosowanie) i wiążą w momencie rezerwacji – Partner nie może zażądać wyższej kwoty niż potwierdzona przy Rezerwacji. Jeżeli jednak Klient zamówi dodatkowe usługi na miejscu, nie objęte pierwotną Rezerwacją, powinien liczyć się z dodatkowymi kosztami według cennika Partnera. Płatność powinna nastąpić bez nieuzasadnionej zwłoki po zakończeniu usługi. Klient może dobrowolnie przekazać napiwek pracownikowi Partnera, jednak jest to całkowicie opcjonalne i nie może być wymuszane.
5. Oceny i opinie: Po odbytej wizycie Klient ma prawo wystawić ocenę (w skali gwiazdkowej, np. 1–5) oraz napisać opinię na temat usługi Partnera. Opinie są ważnym elementem społeczności Platformy – powinny być rzeczowe, prawdziwe i merytoryczne. Zabronione jest umieszczanie opinii obraźliwych, pomawiających, wulgarnych, naruszających prawa osób trzecich lub w inny sposób niezgodnych z prawem i dobrymi obyczajami. Klient nie powinien w opinii ujawniać prywatnych danych osobowych pracownika (np. nazwiska, jeśli nie jest publicznie podane) ani osób trzecich. Operator nie ingeruje co do zasady w treść opinii, o ile mieszczą się one w granicach dozwolonej krytyki. W przypadku zgłoszenia przez kogokolwiek (Partnera lub innego użytkownika), że opinia narusza regulamin lub przepisy (np. zniesławienie, mowa nienawiści), Operator może dokonać jej moderacji – usunąć bądź zażądać zmiany, a w skrajnych przypadkach zablokować możliwość dodawania opinii temu Klientowi.

• • Authenticity: Only a Client who has actually used the service (had a Reservation fulfilled) can leave a review. The system may automatically invite Clients to rate after their visit. Attempts to post false reviews (e.g., by competitors or by the Partner themselves posing as Clients) are prohibited.
  • Consequences for the Partner: Customer reviews impact the Partner's reputation and position in search results. The Partner cannot remove unfavorable ratings but can respond to them in a courteous manner. It is prohibited for the Partner to retaliate against the Customer with aggressive behavior for a negative review – such actions (e.g., threats in a reply comment or privately) may result in sanctions against the Partner.

1. Kontakt i komunikacja: Klient powinien wykorzystywać dane kontaktowe Partnera udostępnione w Profilu tylko w celu uzyskania informacji lub spraw związanych z umówioną usługą. Zabronione jest wykorzystywanie tych danych do celów marketingowych (spamowania) czy innych niepożądanych działań. Podobnie, komunikacja poprzez Platformę (np. czat, jeśli dostępny) powinna dotyczyć wyłącznie spraw związanych z rezerwacją i usługą. Operator zastrzega sobie prawo do monitorowania komunikacji w systemie pod kątem nadużyć (np. propozycji ominięcia systemu płatności, co jest niedozwolone).
2. Zakaz działań bezprawnych: Oczywiste jest, że Klient nie może wykorzystywać Platformy do celów niezgodnych z prawem – np. umawiać usług zabronionych (takich, których świadczenie narusza prawo), zamieszczać w opiniach treści bezprawnych, podejmować prób zakłócania działania Platformy. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania w ramach Platformy, w tym za szkody wyrządzone Operatorowi lub osobom trzecim.

ZASADY DLA PARTNERÓW (PRAWA I OBOWIĄZKI PARTNERA)

1. Rzetelność i aktualność informacji: Partner zobowiązuje się utrzymywać swój Profil zawsze aktualny. Dotyczy to w szczególności: godzin otwarcia i dostępnych terminów (kalendarza), oferowanych usług (nazwy, opisy, czasy trwania), cen (brutto), informacji o personelu (np. gdy pracownik odchodzi, należy go usunąć z listy), a także wszelkich promocji czy wymogów (np. zaliczki). Informacje przedstawione Klientowi podczas rezerwacji muszą być prawdziwe – cena i warunki potwierdzonej Rezerwacji są wiążące. Partner nie może jednostronnie zmienić Klientowi warunków już zawartej Rezerwacji (np. podnieść cenę) poza sytuacjami uzgodnionymi z Klientem i wymagającymi jego zgody (np. Klient decyduje na miejscu o rozszerzeniu usługi, co oczywiście wiąże się ze zmianą ceny).
2. Wykonywanie usług zgodnie z opisem: Partner gwarantuje, że posiada odpowiednie kwalifikacje, zezwolenia i umiejętności do świadczenia usług, które oferuje w Platformie. Usługi powinny być wykonywane z należytą starannością zawodową, w warunkach spełniających wymogi sanitarnych i bezpieczeństwa (zgodnie z branżowymi standardami i przepisami). Opis usług w Profilu powinien odpowiadać rzeczywistości – jeżeli np. zabieg trwa ~60 minut, nie powinien systemowo być ustawiony jako 30 min tylko po to, by zwiększyć sztucznie dostępność terminów. Wszelkie istotne ograniczenia lub ryzyka dla Klienta powinny być zasygnalizowane (np. „zabieg nie jest wskazany dla osób z alergią na ...”).
3. Poszanowanie praw konsumenta: Partner zobowiązuje się przestrzegać przepisów o ochronie konsumentów. W szczególności:

• • respect the Client's rights to withdraw from a distance contract, if such rights apply to them (see the section on concluding the contract; if the service was to be performed before the expiration of 14 days and the Client consented to this, the Partner is exempt from the obligation to accept withdrawal after the service has been performed);
  • issue fiscal receipts or invoices in accordance with the regulations;
  • handle Customer complaints within statutory deadlines (14 days to respond) and in a reliable manner;
  • not mislead Clients regarding the properties of the service, qualifications, or prices;
  • ensure that the service complies with the contract – the service should match the description and expectations that can reasonably be held considering the nature of the offer.

1. 4. Cancellation and no-show rules – Partner's obligations:The Partner should clearly define their policy regarding appointment cancellations and Client no-shows. This policy should comply with the law and be described in the Profile or communicated during the booking process (e.g., through appropriate settings in the system):

• • The Partner can independently determine the period during which the Client can cancel or reschedule the appointment free of charge (e.g., 24 hours before the appointment). The SpotMeUp system allows for setting such a deadline. We recommend a period of no less than 24 hours to maintain fair play towards Clients. If the Partner has not clearly established such a period, it is assumed by default that the Client can cancel the appointment without consequences no later than 2 hours before the appointment time.
  • The Partner may foresee a fee for late cancellation or no-show, but only on the condition that the Client was informed of this at the time of booking (e.g., a requirement for a non-refundable deposit or the Client's consent to charge the card up to a certain amount). Otherwise, an attempt to collect such a fee may be deemed unlawful (invalid contractual provision). By using the Platform, the Partner agrees to collect any cancellation fees solely through the Platform's system.
  • If the Partner decides not to enforce their policy in a specific case (e.g., forgiving the Client for being late or refunding the deposit despite a formal lack of obligation), that is acceptable – the Partner has the right to be more lenient than their regulations, as long as they do not act worse than specified. The system allows the Partner to manually indicate that they are not charging a fee for a specific cancellation/no-show.
  • When a Partner cancels an appointment on their own initiative, they never charge the Client a fee (this is obvious, but worth emphasizing). If the Partner cancels the Reservation in the system, it is as if the agreement has been terminated by mutual consent – the Client receives a refund and neither party has any further obligations. However, if the Partner cancels appointments too frequently, the Operator may consider this abuse and issue a warning to the Partner, and in extreme cases, lower their ranking position or suspend their Account.
  • A Partner cannot retroactively change the cancellation policy for already made Reservations. For example, if at the time of booking there was no mention of a no-show fee, it cannot later be imposed unilaterally. Policy changes apply to future bookings and pertain to subsequent reservations.

1. Zadowolenie Klientów i reklamacje: Partner dokłada wszelkich starań, by Klienci byli zadowoleni z usług. W razie jakichkolwiek problemów lub reklamacji ze strony Klienta, Partner zobowiązany jest do niezwłocznego podjęcia starań w celu ich wyjaśnienia i rozwiązania. Partner powinien odpowiedzieć na reklamację Klienta w terminie do 14 dni od jej otrzymania (forma odpowiedzi analogiczna do formy zgłoszenia – np. jeśli Klient napisał e-mail lub przez czat, odpowiedź tą samą drogą). Jeśli reklamacja dotyczy jakości usługi lub ewentualnej szkody, Partner powinien przeprowadzić stosowne postępowanie wyjaśniające – np. ponowna konsultacja z Klientem, oględziny, itp.

• • If the Client submits a complaint through the Operator (e.g., writes to SpotMeUp support), the Operator will promptly forward such a complaint to the appropriate Partner. The Partner is then obliged to respond to both the Operator and the Client within 14 days, so that the Operator knows the matter is being addressed.
  • In the case of compensation claims (e.g., the Client demands a refund or repair of damages), the Partner should consider the validity of the claim in accordance with applicable law (Consumer Rights Act, Civil Code – warranty for services, if it can be applied analogously). If the complaint is valid, the Partner should offer the Client compensation: e.g., redoing the service, a free correction, a partial or full refund, a voucher for future use – in agreement with the Client.
  • The Operator may provide mediation support if both parties express such a willingness, but is not an arbitrator and does not impose a resolution. The final responsibility for addressing the service complaint rests with the Partner.

1. Odpowiedzialność za personel: Partner ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich pracowników lub współpracowników tak, jak za własne. Należy zapewnić, aby personel obsługujący rezerwacje z Platformy był zaznajomiony z jej działaniem (np. potrafił sprawdzać kalendarz, oznaczać odbyte wizyty, itp.) oraz przestrzegał standardów obsługi klienta. Wszelkie uchybienia (np. nieuprzejme traktowanie Klientów, notoryczne opóźnienia) obciążają reputację Partnera w Platformie.
2. Treści dostarczane przez Partnera: Wszelkie materiały, które Partner dodaje do Platformy (zdjęcia salonu, zdjęcia prac, opisy, logo itp.), muszą być używane zgodnie z prawem. Partner gwarantuje, że ma prawa do wykorzystywania tych materiałów w celach promocyjnych i że ich publikacja nie narusza praw osób trzecich (np. prawa autorskie fotografa, zgody osób widocznych na zdjęciach). Partner udziela Operatorowi niewyłącznej, bezpłatnej licencji na korzystanie z tych materiałów w ramach Platformy i działań marketingowych związanych z promocją Platformy. Licencja ta obejmuje m.in. prawo do wyświetlania zdjęć i opisów w serwisie SpotMeUp, w aplikacjach mobilnych, w mediach społecznościowych SpotMeUp, a także w materiałach reklamowych (online i offline) prezentujących ofertę Partnera. Operator ma prawo dokonywać niezbędnych modyfikacji technicznych (np. przycięcie zdjęcia, nałożenie filtra) oraz usunąć lub odmówić publikacji materiałów, które uzna za niewłaściwe (np. słabej jakości, niezwiązane z profilem działalności, naruszające estetykę serwisu).
3. Poufność danych i RODO: W ramach korzystania z Platformy, Partner otrzymuje dostęp do danych osobowych Klientów dokonujących rezerwacji (imię, nazwisko/pseudonim, czasem numer telefonu, adres e-mail, ewentualnie inne informacje przekazane przy rezerwacji). Partner staje się niezależnym administratorem tych danych osobowych w zakresie realizacji usługi i obsługi Klienta. Oznacza to, że Partner zobowiązuje się wykorzystywać dane wyłącznie w celu realizacji danej usługi (np. kontaktu w sprawie wizyty, wykonania usługi i ew. czynności posprzedażowych jak wystawienie rachunku, przyjęcie reklamacji). Wykorzystywanie tych danych do celów marketingowych (np. zapisanie Klienta do własnego newslettera) jest dopuszczalne tylko jeśli Partner uzyska od Klienta odrębną, wyraźną zgodę lub jeśli posiada inną ważną podstawę prawną zgodnie z RODO. Partner musi chronić dane Klientów zgodnie z wymogami RODO i nie udostępniać ich nieuprawnionym osobom. Operator przetwarza dane Klientów na własne cele (umożliwienie rezerwacji, konto użytkownika itd.) jako odrębny administrator – Partner powinien zapoznać się z Polityką Prywatności SpotMeUp, by rozumieć, w jaki sposób Operator zabezpiecza dane. W przypadku, gdy Klient zażąda od Partnera usunięcia swoich danych lub skorzysta z innego prawa wynikającego z RODO, Partner powinien to żądanie zrealizować w zakresie danych, które posiada (np. usunąć numer telefonu po wykonanej usłudze, jeśli nie ma podstawy by go dalej przechowywać). Partner przyjmuje do wiadomości, że Operator może w regulaminowy sposób monitorować przestrzeganie tych zasad (np. w razie skargi Klienta na spam ze strony Partnera).
4. Niedozwolone działania Partnera: W ramach korzystania z Platformy Partnerowi nie wolno:

• • attempting to transfer Clients booked through the Platform to other channels to avoid fees (e.g., persuading the Client to book outside of SpotMeUp next time in exchange for a discount) – such practices, if revealed, may result in sanctions (reduced visibility or even removal from the Platform), as they undermine the cooperation model;
  • posting content in the Profile that is unrelated to the business or misleading (e.g., advertisements for other companies, political manifestos, etc.);
  • using someone else's trademarks or legally protected materials without permission – e.g., using photos found on the internet without a license;
  • taking actions that may disrupt the functioning of the Platform or destabilize its operation (e.g., exploiting security vulnerabilities, mass data downloading, using bots for fake bookings) – this is strictly prohibited and may result in legal liability;
  • providing third parties (other than authorized employees) access to the SpotMeUp Biz Partner Panel or confidential information from the Operator.

1. Abonament i opłaty dla Operatora: Jeśli Partner korzysta z płatnej wersji Platformy (abonament miesięczny lub roczny) bądź dodatkowych płatnych usług (np. pakiet promocyjny, integracja SMS ponad darmowy limit), zobowiązany jest terminowo regulować płatności. Warunki abonamentu (cena, okres rozliczeniowy, zakres usług) są określone w osobnym dokumencie/ofercie. Subskrypcja jest przedłużana automatycznie na kolejne okresy, o ile Partner nie wypowie jej z odpowiednim wyprzedzeniem (np. miesiąc przed końcem bieżącego okresu, chyba że warunki stanowią inaczej) – Operator zapewni prostą metodę rezygnacji z abonamentu, np. poprzez ustawienia konta lub kontakt mailowy, zgodnie z zasadą „click-to-cancel” (możliwość łatwego zakończenia subskrypcji) wprowadzoną przepisami o usługach cyfrowych. W przypadku rezygnacji, Konto Partnera może zostać przełączone na wersję bezpłatną (o ograniczonej funkcjonalności) lub całkowicie zamknięte – wedle wyboru Partnera. Opłaty abonamentowe uiszczone z góry nie podlegają zwrotowi proporcjonalnemu, chyba że rozwiązanie umowy nastąpiło z winy Operatora albo zgodnie z prawem konsument (Partner-konsument, co raczej nie ma zastosowania, bo Partner działa profesjonalnie) odstąpił od umowy w terminie 14 dni od pierwszej aktywacji abonamentu. Operator może czasowo zawiesić świadczenie usług dla Partnera, który zalega z płatnościami, po uprzednim wezwaniu do zapłaty.

OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI OPERATORA

1. Odpowiedzialność za Platformę: Operator zobowiązuje się zapewnić jak najwyższą jakość i dostępność usług Platformy, jednak nie gwarantuje, że serwis będzie działał bez przerw i błędów przez cały czas. Mogą zdarzyć się przerwy techniczne – zaplanowane (np. konserwacja, aktualizacje – o ile to możliwe, będą wykonywane w godzinach nocnych lub mało obciążających) lub awaryjne (usterki niezależne od Operatora). Operator postara się informować z wyprzedzeniem o planowanych przerwach. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przerwami w działaniu Platformy, utratą danych wprowadzonych do systemu (np. w wyniku awarii) ani opóźnieniami w przetwarzaniu informacji, o ile nie są one następstwem jego zawinionego działania. W szczególności, Partnerom nie przysługuje odszkodowanie za utracone korzyści (np. utrata klientów) wskutek czasowej niedostępności Platformy. Zaleca się, by Partner prowadził dodatkowo swój kalendarz rezerwacji (choćby w formie eksportu danych) na wypadek awarii systemu.
2. Brak odpowiedzialności za umowy Klient-Partner: Jak wielokrotnie zaznaczono, SpotMeUp nie jest stroną transakcji między Klientem a Partnerem. Operator nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań przez którąkolwiek ze stron umowy o usługę. Ewentualne roszczenia odszkodowawcze z tytułu takich zdarzeń (np. Klient pozywa za źle wykonaną usługę lub Partner za szkodę wyrządzoną przez Klienta) nie obejmują Operatora. Użytkownicy zwalniają Operatora z odpowiedzialności w takim zakresie. Wyjątkiem są sytuacje, gdy szkoda została spowodowana wyłącznie z winy Operatora – trudno to sobie wyobrazić w kontekście usług Partnera, ale np. gdyby wadliwe działanie Platformy (rażące zaniedbanie Operatora) spowodowało jakieś straty po stronie Użytkownika, to Operator może ponosić odpowiedzialność w granicach prawem przewidzianych.
3. Treści Użytkowników: Operator nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczane przez Użytkowników w serwisie, w tym za opisy, oferty i materiały Partnerów oraz opinie Klientów. Treści te są własnością lub opinią odpowiednio Partnerów i Klientów. Operator zapewnia jedynie infrastrukturę do ich publikacji. Niemniej, jeśli jakiekolwiek treści publikowane przez Użytkowników naruszają prawo lub postanowienia Regulaminu, Operator – po uzyskaniu wiarygodnej informacji o takim naruszeniu – ma prawo (a w przypadku treści bezprawnych: obowiązek) niezwłocznie je usunąć lub uniemożliwić do nich dostęp. Dotyczy to np. obraźliwych komentarzy, materiałów naruszających prawa autorskie itd. Użytkownik publikujący takie treści może ponieść odpowiedzialność wobec osób trzecich za wyrządzone szkody, a jego Konto może zostać zawieszone.
4. Relacje między Użytkownikami: Operator nie gwarantuje, że korzystanie z Platformy przez danego Klienta lub Partnera zakończy się zawarciem umowy lub że strony będą zadowolone ze współpracy. Platforma jest otwarta – każdy Partner może otrzymać zarówno pozytywne, jak i negatywne opinie; każdy Klient może trafić na Partnera, którego styl mu nie odpowiada. Operator nie ingeruje w wybór stron ani nie rekomenduje żadnego konkretnego Partnera poza ogólnym mechanizmem rankingu (który może brać pod uwagę oceny, aktywność, itp.). Użytkownicy powinni sami dokonać oceny i korzystać z dostępnych informacji (opisów, opinii) na własną odpowiedzialność.
5. Ograniczenie odpowiedzialności finansowej: W maksymalnym dopuszczalnym przez prawo zakresie, odpowiedzialność odszkodowawcza Operatora wobec Użytkownika jest ograniczona do rzeczywiście poniesionych strat i do wysokości sumy opłat, jakie dany Użytkownik uiścił Operatorowi za ostatnie 3 miesiące korzystania z Platformy (a gdy roszczenie dotyczy Klienta, który nie ponosi opłat – do kwoty 500 zł). Operator nie odpowiada za utracone korzyści, utratę danych lub szkody pośrednie. Zastrzeżenie to nie dotyczy konsumentów w zakresie, w jakim prawo zabrania ograniczania odpowiedzialności – w przypadku Klientów będących konsumentami Operator ponosi odpowiedzialność w ustawowo określonych przypadkach (np. za niewykonanie usługi elektronicznej Platformy z winy Operatora) i zakresach. Żadne postanowienie Regulaminu nie ogranicza także odpowiedzialności Operatora za śmierć lub uszczerbek na zdrowiu spowodowany zaniedbaniem, czy odpowiedzialności z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych – jeśli takie by wystąpiły.
6. Siła wyższa: Żadna ze stron (ani Operator, ani Partner, ani Klient) nie będzie ponosić odpowiedzialności za niewykonanie swoich zobowiązań, jeśli nastąpiło to na skutek działania siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, np. klęska żywiołowa, poważna awaria energetyczna, atak hakerski o globalnym zasięgu, wojna, zamieszki, decyzje władz uniemożliwiające działanie. W przypadku wystąpienia siły wyższej strony dołożą starań, by należycie zabezpieczyć dane (Operator) oraz poinformować o problemach ze świadczeniem usług (Partner Klientów – np. salon zamknięty z powodu powodzi).

PROCEDURA REKLAMACYJNA (PLATFORMA)

1. Reklamacje dotyczące działania Platformy: Jeśli Klient lub Partner ma zastrzeżenia co do funkcjonowania serwisu SpotMeUp (np. błędy w działaniu aplikacji, niezgodne naliczenie opłaty, problemy z Kontem, itp.), może złożyć reklamację bezpośrednio do Operatora. Reklamacje należy składać w formie elektronicznej – wysyłając e-mail na adres: [email protected], lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie/aplikacji. Można też listownie na adres siedziby Operatora. W zgłoszeniu reklamacyjnym należy podać: dane identyfikujące Użytkownika (imię i nazwisko/nazwę, adres e-mail powiązany z Kontem), opis problemu będącego podstawą reklamacji, ewentualnie datę wystąpienia problemu i oczekiwany sposób rozstrzygnięcia (np. prośba o przywrócenie dostępu, korektę salda).
2. Termin rozpatrzenia: Operator rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od jej otrzymania. Odpowiedź zostanie udzielona w formie e-mail na adres przypisany do Konta (lub inny podany przez składającego reklamację). W szczególnie skomplikowanych przypadkach, uniemożliwiających rozpatrzenie w 14 dni, Operator poinformuje Użytkownika o przyczynie opóźnienia i nowym terminie, nie dłuższym jednak niż 30 dni od otrzymania reklamacji.
3. Uwzględnienie lub odrzucenie reklamacji: Jeśli reklamacja zostanie uznana za zasadną, Operator poinformuje o tym i podejmie odpowiednie działania naprawcze, np.: usunie błąd w systemie, przywróci dostęp do Konta, zwróci niesłusznie pobrane środki itp. W razie odrzucenia reklamacji Operator uzasadni swoją decyzję.
4. Reklamacje usług Partnera: Jak wskazano wyżej, reklamacje dotyczące jakości lub wykonania Usług Partnera (np. zabiegu kosmetycznego) powinny być kierowane do Partnera, gdyż to on jest usługodawcą. Platforma może pomóc przekazać taką reklamację, ale formalnie nie rozstrzyga sporów między Klientem a Partnerem. Niemniej jednak, jeśli Klient nie otrzymuje od Partnera żadnej odpowiedzi lub czuje się zbywany, może poinformować o tym Operatora. Operator może wówczas, działając jako mediator, ponownie skontaktować się z Partnerem, przypomnieć o obowiązkach lub zaproponować polubowne rozwiązanie. Takie mediacyjne działania Operator podejmuje bezstronnie i wyłącznie w celu utrzymania wysokich standardów Platformy – nie oznacza to przejęcia odpowiedzialności za reklamację.
5. Pozasądowe rozstrzyganie sporów konsumenckich: Klient będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych metod dochodzenia roszczeń. Np.:

• • contacting the municipal (county) consumer ombudsman for legal assistance;
  • using the permanent amicable consumer court at the Provincial Inspectorate of Trade Inspection (appropriate based on the location of the Partner or Operator) – applies to disputes with the Partner or possibly with the Operator, if deemed appropriate;
  • file a complaint through the European ODR (Online Dispute Resolution) platform available at: https://ec.europa.eu/consumers/odr. The ODR platform is an interactive site through which a consumer can register a dispute arising from an online transaction and attempt to obtain an out-of-court resolution. The Operator informs that they are not obligated to use out-of-court dispute resolution methods (unless mandatory law provides otherwise), but generally supports amicable solutions. The Operator's willingness to participate in a specific ADR (Alternative Dispute Resolution) proceeding will be expressed in writing if necessary.

1. Sąd właściwy: W przypadku, gdy spór nie zostanie rozwiązany na drodze reklamacji ani polubownie, właściwym do rozstrzygnięcia może być sąd powszechny. Dla ewentualnych sporów między Operatorem a Partnerem (przedsiębiorcą) ustala się właściwość sądu miejscowo właściwego dla siedziby Operatora (Warszawa), chyba że strony postanowią inaczej. Jednak w sporach z udziałem Klienta będącego konsumentem zastosowanie mają przepisy o właściwości ogólnej – sądem właściwym będzie sąd właściwy miejscowo według przepisów (np. miejsca zamieszkania pozwanego lub miejsca wykonania umowy). Postanowienie o właściwości sądu nie wyłącza uprawnień konsumenta do dochodzenia roszczeń przed sądem właściwym według przepisów prawa.

ZMIANY REGULAMINU I POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zmiana Regulaminu: Operator ma prawo zmienić niniejszy Regulamin z ważnych przyczyn, do których należą w szczególności: zmiana funkcjonalności Platformy lub wprowadzenie nowych usług (wymagające modyfikacji opisu w Regulaminie), zmiana przepisów prawnych lub wydanie orzeczeń/decyzji wpływających na treść postanowień, względnie zmiana warunków ekonomicznych świadczenia usług (np. wprowadzenie opłat). O każdej planowanej zmianie Regulaminu Operator poinformuje poprzez komunikat w serwisie lub wiadomość e-mail wysłaną do Użytkowników co najmniej 15 dni przed wejściem zmian w życie (nie dotyczy to zmian, które nie wpływają na prawa i obowiązki Użytkownika lub są czysto redakcyjne). W tym czasie Partner (będący usługobiorcą w relacji B2B) ma prawo wypowiedzieć umowę z Operatorem ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli nie akceptuje zmian. Klient będący konsumentem, który nie akceptuje nowych postanowień, powinien zaprzestać korzystania z Platformy i ma prawo usunąć Konto w każdej chwili. Korzystanie z Platformy po dniu wejścia w życie zmian oznacza akceptację nowego Regulaminu.
2. Stosowanie Regulaminu: Regulamin w aktualnej wersji jest dostępny na stronie spotmeup.pl/regulamin (dokładny link) oraz w aplikacji mobilnej (sekcja „Informacje prawne”). Użytkownik może go w każdej chwili wyświetlić, zapisać lub wydrukować. Regulamin stanowi integralną część zawieranej umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną z Operatorem.
3. Prawo właściwe: W zakresie nieuregulowanym w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta, RODO i innych właściwych aktów prawnych. Jeżeli Platforma będzie dostępna dla Użytkowników z innych państw UE, stosuje się także przepisy o ochronie konsumenta obowiązujące w kraju zwykłego pobytu konsumenta – jednak co do świadczenia usług przez Operatora przyjmuje się prawo polskie jako prawo siedziby usługodawcy (zgodnie z Rozporządzeniem Rzym I), co nie pozbawia konsumentów ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów ich kraju.
4. Postanowienia indywidualnie uzgadniane: Jeżeli Operator zawarł z Partnerem odrębną umowę lub uzgodnił indywidualnie pewne warunki odmienne od niniejszego Regulaminu (np. w ramach negocjacji handlowych), takie postanowienia mają pierwszeństwo przed niniejszym Regulaminem, o ile zostały potwierdzone na piśmie lub mailowo przez osoby upoważnione. W pozostałym zakresie obowiązuje Regulamin.
5. Klauzula salwatoryjna: W razie gdyby jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okazało się nieważne lub nieskuteczne w świetle prawa, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. Nieważne/nieskuteczne postanowienie zostanie zastąpione normą prawną najbliższą celowi ekonomicznemu danego zapisu.
6. Załączniki: Integralną częścią Regulaminu mogą być załączniki określające szczególne warunki niektórych usług (np. Regulamin Pakietu Abonamentowego dla Partnerów, Polityka Prywatności, Regulamin promocji). W razie sprzeczności treści załącznika z Regulaminem, pierwszeństwo mają postanowienia załącznika – jako bardziej szczegółowe, w zakresie którego dotyczą.
7. Wejście w życie: Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem ... (data publikacji/ostatniej aktualizacji). Do umów i Rezerwacji zawartych przed tą datą stosuje się postanowienia dotychczasowe, chyba że zmiana jest na korzyść Użytkownika (np. wydłużenie terminu na anulację rezerwacji). Operator dołożył starań, by wszyscy zarejestrowani Użytkownicy zostali poinformowani o nowym Regulaminie z odpowiednim wyprzedzeniem.

Thank you for using the SpotMeUp Platform! We hope it will contribute to the convenient scheduling of appointments and the growth of your business. If you have any questions or concerns regarding the Terms of Service, please contact us at the email address: [email protected].

Attachment No. 1 to the Customer Regulations

Template of the Statement of Withdrawal from the System Usage Agreement

I, the undersigned, hereby inform you of my withdrawal from the Agreement for the Use of the System (use of the Operator's Application for Clients).

* The client fills in all fields of the above table

​